El documento electrónico debe entenderse como toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica Nota:
A continuación detallaremos la situación de este instituto en los países que hemos investigado.
Si analizamos la noción tradicional de documento referida al instrumento en el que queda plasmado un hecho que se exterioriza mediante signos materiales y permanentes del lenguaje, vemos como el documento electrónico cumple con los requisitos del documento en soporte de papel en el sentido de que contiene un mensaje (texto alfanumérico o diseño gráfico) en lenguaje convencional (el de los bits) sobre soporte (cinta o disco), destinado a durar en el tiempo.
Desarrolla las Operaciones Automatizadas en la Elaboración de Documentos Electonicos”
“Plantilla”
Una plantilla es un tipo de documento que crea una copia de sí mismo cuando se abre. En Microsoft Office Word 2007, una plantilla puede tener la extensión .dotx o .dotm (el tipo de archivo .dotm le permite habilitar las macros en el archivo).
Crear una plantilla:
Puede comenzar con un documento vacío y guardarlo como una plantilla, o puede crear una plantilla basada en un documento o plantilla ya existente.
Comenzar con una plantilla en blanco
- Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.
- Haga clic en Documento en blanco y, a continuación, haga clic en Crear.
- Realice los cambios que desee en los valores de los márgenes, el tamaño y la orientación del papel, los estilos y otros formatos.
Agregue el texto informativo, los controles de contenido (por ejemplo, un selector de fecha) y los gráficos que desee que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla.
- Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.
- En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Plantillas de confianza.
- Escriba un nombre de archivo para la nueva plantilla, seleccione Plantilla de Word en la lista Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en Guardar.
MACRO
Una macro consiste en una serie de comandos e instrucciones que se agrupan en un solo comando de manera que la tarea pueda realizarse automáticamente.
Pasos:
1. Haga clic en
Botón.
2. Bajo
Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, seleccione el documento (o todos los documentos) para el que desea agregar la macro a la Barra de herramientas de acceso rápido.
3. En el cuadro de diálogo
Comandos disponibles en, haga clic en la macro que vaya a grabar y, a continuación, haga clic en
Agregar.
4. Haga clic en
Aceptar para comenzar a grabar la macro.
OPERACIONES AUTOMATIZADAS
¿Qué software te permite aplicar operaciones automatizadas? Microsoft Office.
Ejemplos de cómo se usan estas operaciones en el desarrollo de documentos electronicos:
- Ortografia ( el documento nos señala la correcciòn)
- Diseño agregando en la diapositiva se agregara a las demás automaticamente.
- Accesos directos de funciones.
- Selección de alguna herramienta.
- Diseños de folletos.
- Clic derecho.
- Al meter algun dispositivo lo lee.
- Confirma si se desea a pagar el equipo.
- Guardar cambios en los documentos.
- Instalar algun dispositivo.
- Al recordar contreseñas o usuarios.
- Al detectar la señal de internet.
- Al aparecer condiciones.
- El reloj de espera.
- CALIDAD INTRÍNSECA DE LA INFORMACIÓN. Hace referencia a la calidad de la información per se , a su valor objetivo independientemente de su forma de difusión, diseño o al público al que va dirigido. Se engloban aquí aspectos como:
- Rigor científico. Es importante que la información que aporte un documento esté basada en la evidencia científica, en la reflexión y en los métodos científicos propios de cada disciplina.
- Integridad. La información no debe ser parcial ni sesgada sino que debe presentarse en su totalidad a no ser que la finalidad del documento sea resumir o abreviar otra información.
- Objetividad: La objetividad de la información depende del autor de la misma y no de la percepción del usuario. Es un aspecto importante que determina la calidad del recurso ya que su carencia puede dar lugar a percepciones erróneas de la realidad de un hecho y a la desinformación. Dado que en muchos casos la objetividad no es fácil de percibir, la credibilidad de la información se asocia a la confianza que nos merezca el responsable de su contenido en función de su autoridad y su adscripción.
- Precisión: La precisión tiene que ver con la exactitud de la información y con el nivel de profundidad con que se aborda un tema. En este sentido, se debe discernir el rigor o la trivialidad de la información valorándose positivamente lo primero. No obstante, esta dimensión depende de la intención y las pretensiones del recurso y del tipo de usuarios al que va dirigida.
- CALIDAD CONTEXTUAL DE LA INFORMACIÓN. Tiene que ver con el contexto en el que se accede a la información y con la adecuación a las necesidades del sistema y del usuario.
- Relevancia: La relevancia sería la adecuación de la información a las necesidades de los usuarios. Es por tanto una dimensión de valoración subjetiva condicionada al tipo de usuario que la usa.
- Valor añadido. En muchas ocasiones los elementos de valor añadido facilitan el uso de la información y permiten una mejor asimilación de la misma, aumentando su utilidad y calidad.
- Actualidad de la información: La actualidad de la información determina en gran medida su utilidad. Por lo general, exceptuando la información con valor histórico, cuanto más reciente sea ésta mejor, sobre todo en determinados tipos de información como la científica o las noticias
- Cantidad de información aportada. A priori, cuanta más información se aporte mejor, pero dentro de unos límites que pondrá el sistema (para su procesamiento, almacenamiento.) y el usuario (para sus necesidades, el tiempo de que disponga.).
- Utilidad. La utilidad en buena medida responde a la pregunta ¿para que sirve esta información? Aunque tiene también un aspecto subjetivo y depende de para qué quiere ese usuario esa información, es evidente que también hay un componente objetivo relacionado con la finalidad de la información y el perfil de usuario al que se dirige. Por ejemplo, no se puede pretender que una patente de un fármaco sea de igual utilidad a un químico que a un futbolista.
- Adecuación al usuario. Obviamente esto depende del usuario, pero es importante tener claro a quién va dirigida la información a la hora de divulgarla y adecuarla a ese perfil.
- CALIDAD REPRESENTACIONAL DE LA INFORMACIÓN. Se trata de la forma en que se representa la información, así como de todos los aspectos técnicos referidos a su estructura. Esta categoría abarca los siguientes aspectos:
- Tipo de formato.
- Claridad.
- Concisión.
- Compatibilidad.
- Diseño.
- Flexibilidad.
- Homogeneidad de los datos.
- CALIDAD DEL ACCESO A LA INFORMACIÓN. En esta categoría se engloban los aspectos relativos al cómo se accede a la información:
- Tiempo de espera.
- Navegación.
- Seguridad.
La calidad de la información en el entorno digital Durante mucho tiempo el soporte más extendido de los recursos informativos ha sido el papel, con la aparición y desarrollo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones esta situación empieza a cambiar y cada vez tienen más difusión e importancia los documentos digitales. Este tipo de recursos tienen una serie de diferencias con respecto a los documentos impresos que van más allá de la mera forma o del soporte: los documentos digitales, según Schamber, son fácilmente manipulables, enlazables interna y externamente, rápidamente transformables, inherentemente accesibles, instantáneamente transportables e infinitamente replicables. Es decir, que el cambio de soporte supone cambios también en la naturaleza y características del contenido. Por ejemplo, la hipertextualidad de los contenidos es una característica de los documentos digitales que no tienen los documentos impresos.
La importancia que ha ido cobrando el estudio de la calidad de la información en el entorno digital se debe principalmente al incremento del volumen de recursos a los que tenemos acceso. La facilidad para crear y difundir información en internet ha favorecido esta situación y hoy en día cualquiera puede publicar en la web. En términos generales, la información impresa pasaba por una serie de filtros y debía de ajustarse, en mayor o menor medida, a una serie de pautas de edición o presentación para poder salir a la luz. La mayoría de la información que podemos encontrar en internet no tiene que pasar ningún tipo de filtro de este tipo y por eso es más fácil encontrar en la web, además de excelentes recursos, otros de menor calidad.
El término calidad, aplicado a la información en Internet, es una meta que implica un proceso continuo de planificación, análisis, diseño, implementación, promoción e innovación, para asegurar que la información cubra las necesidades de los usuarios en cuanto a contenido, presentación y usabilidad. Sin embargo, no todos los productores de información apuestan por la calidad debido al esfuerzo que requiere y por eso encontramos en internet recursos de todo tipo. Si a esto le sumamos la naturaleza caótica de internet, que dificulta la búsqueda, identificación y localización de la información deseada veremos que se hace necesario conocer las características que definan la calidad de los recursos digitales para poder valorarlos y filtrarlos.
Las personas o entidades que apuesten por la calidad de la información deben saber que ésta tiene un precio, tiene un coste en términos económicos (el tiempo que se tarda en publicar es mayor, las revisiones y mejoras requieren tiempo y personal. ), pero sin duda, son mayores sus beneficios en términos de prestigio, de marketing, de difusión del conocimiento, etc...
Por eso es importante que si queremos ofrecer información de calidad tengamos en cuenta que es un proceso constante de mejora, que implica llevar a cabo alguna o varias acciones del tipo de las siguientes:
- Uso de "checklists" para la evaluación de la propia información.
- Tener en cuenta la opinión de los usuarios de la información que tu proporcionas (para ello es imprescindible que se permita al usuario hacer sugerencias y ponerse en contacto con los responsables de los documentos).
- Supervisión y control de la información que se publica.
- Exhaustivos controles antes de la publicación (pruebas en "Beta").
Los documentos electrónicos constan de dos componentes fundamentales: la forma y la información. Ambos son necesarios y de poco sirve que un recurso tenga información muy valiosa y muy útil ésta si no está adecuadamente organizada y estructurada y viceversa, si un recurso está correctamente organizado pero su contenido es pobre su utilidad será nula. A pesar de que ambos componentes son importantes parece constatado que los usuarios por lo general están más interesados en el contenido que en la forma.
Documentos Electrónicos Características
La sociedad de la información ha supuesto un crecimiento exponencial de Internet y un importante auge de la industria de los contenidos electrónicos, que está arrastrando el crecimiento de la economía de los países desarrollados. Hoy día se usa Internet en todos los sectores: el banco, la sanidad, la educación, la cultura...Se ha convertido en un importante instrumento para la búsqueda y recuperación de la información.
Su protagonismo en la sociedad del conocimiento
Qué es el contenido electrónico
Características
Tipología
Generar contenidos electrónicos
Estructura y composición de un hipertexto
* Estructura
* Enlaces
* Sistema de navegación
* Metadatos
Manual de estilo para el diseño de un hipertexto
Habilidades y competencias
Dossier electrónico
Dossier bibliográfico
Su protagonismo en la sociedad del conocimiento
La sociedad del conocimiento está rodeada de y por información así como por las nuevas tecnologías. La informática es un instrumento de trabajo imprescindible. La cantidad de información disponible en formato electrónico supera lo que uno puede imaginar. Por ello, es necesario organizar esa información, gestionarla de forma adecuada y añadirle valor siempre que se pueda, pues el contenido electrónico se ha transformado en el motor de la sociedad del conocimiento.
Qué es el contenido electrónico
El contenido electrónico se refiere a los software, a la música, a las publicaciones y a los servicios de información que se encuentran en Internet. Es contenido multimedia, bases de datos, edición electrónica y juegos de video. Es diferente del servicio electrónico referido a cálculos por medio de un servidor, así por ejemplo una búsqueda con un buscador no se considera contenido sino servicio electrónico.
· EVOLUCION
El hombre durante toda su historia, se ha visto en la necesidad de registrar todas sus labores diarias, utilizando medios como la piedra, trozos de arcilla (llamados ostrasca)hasta llegar al papel.
Papiro escrito en hierático, III milenio a. C. al 400 d. C.
Piedra del sol , Calendario Azteca
· EVOLUCION
Antiguamente el medio de un documento
era el papel y la informacion era ingresada a
mano, utilizando tinta, a lo cual se le denominaba
documento manuscrito.
MANUSCRITO 1746 Después su proceso fue mecánico,
mediante una maquina de escribir.
MANUSCRITO 1746
USOS EN LA ACTUALIDAD
Los documentos electrónicos se han convertido en la moneda de cambio en el mundo de los negocios y muchas compañías han comenzado a aplicar la gestión de documentos electrónicos para mantener en sincronización grupos geográficamente dispersos, para automatizar los costosos métodos basados en papel, y para eliminar los atascos en los procesos. Al mismo tiempo, las empresas están pasando de una cultura de gestión jerárquica a un estilo de mayor colaboración, lo que hace que sea aún más importante que la base de documentos que contiene los conocimientos de la organización sea gestionada como un activo de ésta, y que esté accesible a quienes la necesiten. En lo relativo a la tecnología, las arquitecturas cliente/servidor han alcanzado ya la madurez necesaria para la gestión documental y para un mayor intercambio de documentos, ya que tanto el correo electrónico como las redes requieren una organización y un control adecuados.
Muchas firmas y organizaciones están comprobando que su principal ventaja competitiva está en la capacidad de controlar y dirigir el período de vida útil de cada documento. Los sistemas de gestión documental gestionan este ciclo de vida desde la creación, pasando por la revisión, el almacenamiento y la extracción, hasta el routing y el workflow, y permiten además a los usuarios trabajar con documentos en régimen de colaboración. Cuando la consultora IDC realizó su estudio sobre "Conocimiento e Intenciones de Compra de Sistemas de Gestión Documental", más de un 80% de los consultados afirmaron que la gestión documental resulta de importancia crítica, y más de un 90% señalaron que su compañía había instalado la gestión de documentos sólo en uno o dos grupos de trabajo o departamentos. Esto es indicativo de un mercado potencialmente explosivo para la gestión de documentos a nivel de la totalidad de la organización.
